Plan-Do-Check-Act (PDCA)

Plan do check act (PDCA) (auch „plan do check to adjust“ genannt) ist eine Managementmethode, die bei der iterativen, kontinuierlichen Verbesserung von Geschäftsprozessen eingesetzt wird. In der Fertigungsindustrie wird die Methode des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) unter anderem in der Produktion eingesetzt.
PDCA wurde durch Dr. Edwards Deming bekannt gemacht. Sie ist verwandt mit der Methode der kontinuierlichen Verbesserung, die auch mit der „Kaizen“-Philosophie in Verbindung gebracht wird, die vom japanischen Automobilhersteller Toyota populär gemacht wurde. PDCA plädiert dafür, bewusst zu überlegen, wie Unternehmen ihre Prozesse optimieren wollen, und präsent genug zu sein, um aus ihren Bemühungen zu lernen.
Jede der Komponenten der Methode repräsentiert eine andere Stufe der Implementierung einer Prozessverbesserung. Die Bedeutung jeder dieser vier Stufen wird im Folgenden erläutert:

• Plan (Planen): In der ersten Phase geht es darum, sich über mögliche Verbesserungen zu informieren und eine Strategie für deren erfolgreiche Umsetzung zu entwickeln. Die Idee ist, dass eine gründliche Planung und Visualisierung dem Unternehmen hilft, den Arbeitsaufwand zu verstehen und ihn bewusst in die Verbesserung einzubeziehen. Auf diese Weise ist die Verbesserung angenehmer in der Umsetzung und weniger störend für alle Beteiligten. Die Planungsphase besteht auch darin, klar mit allen Beteiligten zu kommunizieren und eventuell Schulungen durchzuführen, um eine maximale Benutzerakzeptanz zu gewährleisten.
• Do (Tun): In der zweiten Phase geht es um die Umsetzung der oben identifizierten und geplanten Verbesserungen. Obwohl viele Unternehmen schnell zu dieser Phase übergehen, ist es wichtig, vorsichtig zu sein. Selbst eine sorgfältige Planung kann durch ineffiziente oder unwirksame Implementierungsmethoden vereitelt werden. Es sollte sorgfältig über das „Wer“, „Wie“ und „Wann“ der Implementierung nachgedacht werden. Wenn es notwendig ist, sich die Hilfe von Experten zu sichern, bevor man fortfährt, dann sollte man sich zuerst die Hilfe von Spezialisten sichern. Einige Verbesserungen können zeitgebunden sein oder sollten am besten zeitlich gestaffelt umgesetzt werden.
• Check (Prüfen): In dieser Phase können Unternehmen viel aus ihren bisherigen Bemühungen lernen. Die Phase erinnert daran, dass es nicht ausreicht, Verbesserungen umzusetzen und sie dann sich selbst zu überlassen. Die Auswirkungen der Implementierung, die seither aufgetretenen Probleme, die Akzeptanz der Verbesserungen durch die Anwender und das Erreichen der ursprünglichen Ziele sollten weiterhin angemessen überwacht werden. Es ist auch entscheidend, zu lernen, was möglicherweise schief gelaufen ist oder falsch gemacht wurde und was beim nächsten Mal geändert werden muss.
• Act (Handeln): In der letzten Phase werden die Unternehmen die umgesetzten Verbesserungen entweder standardisieren oder anpassen, um eine bessere Wirkung zu erzielen. Oft wird die ursprüngliche Verbesserung in einem kleinen oder Pilotmaßstab umgesetzt worden sein. Folglich kann das Unternehmen in dieser Phase entscheiden, ob es mit der Verbesserung fortfährt oder zurück zum Reißbrett geht.