Personalzeiterfassung

Zeit ist Geld: In der Arbeitswelt bildet die Arbeitszeit der Mitarbeitenden die Grundlage für Lohnzahlungen, Projektkalkulationen und letztendlich den Erfolg eines Unternehmens. Eine präzise und effiziente Personalzeiterfassung ist daher erfolgsentscheidend.

Dabei sollte die Belegschaft möglichst mit einbezogen werden. Denn: Die Personalzeiterfassung ist ein sensibles Thema. Der Verdacht der Mitarbeiter-Kontrolle steht im Raum. Ein guter Kompass ist die Formel „Wertschöpfung durch Wertschätzung“. Das sollte praktiziert und kommuniziert werden.

Digitale Personalzeiterfassung als Schlüsselfaktor im Fertigungsprozess

Digitalisierte Personalzeiterfassung bildet nicht allein die Grundlage für eine faire und korrekte Entlohnung. Sie verschafft auch Transparenz über die Arbeitszeitgestaltung.

Darüber hinaus lassen sich durch die Auswertung der Personalzeiten wertvolle Erkenntnisse über die Effizienz von Prozessen, die Auslastung von Mitarbeitenden und den tatsächlichen Personalbedarf gewinnen.

Flexible Arbeitszeitmodelle, Homeoffice, Außendiensttätigkeiten und Projektstrukturen machen flexible und gleichzeitig zuverlässige, digitale Personalzeiterfassungs-Systeme notwendig.

Sie sollten es beispielsweise auch ermöglichen, dass der Zutritt zum System der Personalzeiterfassung geregelt ist: Welche Mitarbeitenden oder Gruppen haben Zutritt zu welchen Bereichen oder Arbeitsplätzen mit welchen Aufträgen?

Ziele der Personalzeiterfassung

• Korrekte Gehaltsabrechnung: Die erfassten Arbeitszeiten können die Basis bilden für die Berechnung von Löhnen, Überstunden, Zuschlägen etc.
• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Die Personalzeiterfassung stellt sicher, dass internationale und nationale Gesetze und Vorschriften befolgt werden, z.B. das Arbeitszeitgesetz in Deutschland. Sie dient als Nachweis im Falle einer Kontrolle.
• Planung und Steuerung von Projekten: Die erfassten Arbeitszeiten liefern wichtige Daten für die Planung und Steuerung von Projekten. So können beispielsweise der Zeitaufwand für einzelne Aufgaben und Projekte ermittelt und Engpässe frühzeitig erkannt werden.
• Optimierung des Personaleinsatzes: Durch die Analyse der erfassten Arbeitszeiten können Unternehmen ihren Personaleinsatz optimieren und beispielsweise Über- oder Unterbesetzungen in bestimmten Bereichen identifizieren.
• Steigerung der Transparenz und Mitarbeitermotivation: Eine transparente Zeiterfassung schafft Klarheit über die geleisteten Arbeitszeiten und kann die Motivation der Mitarbeitenden steigern.

Methoden der Personalzeiterfassung

Es gibt verschiedene Methoden der Personalzeiterfassung, die sich hinsichtlich ihrer Genauigkeit, Flexibilität und Kosten unterscheiden:

• Manuelle Zeiterfassung: Die Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeiten selbstständig, z.B. durch das Ausfüllen von Stundenzetteln oder Excel-Tabellen. Diese Methode ist kostengünstig, aber fehleranfällig.
• Stempelkarte: Arbeitszeiten werden an einem Zeiterfassungsgerät mit Stempelkarte vermerkt. Diese Methode ist ebenfalls relativ kostengünstig. Aber auch dabei besteht die Gefahr von Ungenauigkeiten, zum Beispiel durch Manipulationen.
• Elektronische Zeiterfassung: Die Arbeitszeiten werden elektronisch erfasst, z.B. über Chipkarten, Transponder oder biometrische Verfahren. Diese Methode ist sehr genau und sicher.
• Mobile Zeiterfassung: Die Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeiten mobil, z.B. über eine App auf ihrem Smartphone oder Tablet. Diese Methode ist besonders flexibel und eignet sich auch für Mitarbeiter im Außendienst.
• Softwarebasierte Zeiterfassung: Die Arbeitszeiten werden über eine Softwarelösung erfasst – beispielsweise MES FLEX mit der App zur Personalzeiterfassung von FORCAM ENISCO oder bestimmte Module i  SAP oder andere ERP- oder CRM-Systeme. Diese Methode bietet umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten und unterstützt die Automatisierung von Prozessen.

Welche Arbeitszeiten müssen erfasst werden?

Grundsätzlich gilt: Alle Arbeitszeiten müssen erfasst werden. Das bedeutet, sowohl die gesamte Arbeitszeit als auch die Dauer der Ruhepausen müssen systematisch dokumentiert werden. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und dient dem Schutz der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit: Jeder Arbeitstag muss mit Beginn und Ende aufgezeichnet werden. Dies gilt auch für flexible Arbeitszeitmodelle.
• Überstunden: Jede Arbeitsleistung, die über die vereinbarte Arbeitszeit hinausgeht, muss erfasst werden. Dazu zählen auch kurzfristige Überziehungen des Arbeitstages.
• Arbeit an Sonn- und Feiertagen ist grundsätzlich verboten. Ausnahmen müssen durch den Arbeitgeber dokumentiert und die geleistete Arbeitszeit erfasst werden.
• Nachtarbeit: Auch die Zeiten der Nachtarbeit müssen gesondert erfasst werden.

Ruhepausen und Ruhezeiten: Die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Ruhepausen und Ruhezeiten muss durch die Arbeitszeiterfassung gewährleistet und dokumentiert sein

Rechtliche Aspekte der Personalzeiterfassung

In vielen Ländern existieren gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung. In Deutschland sind die wichtigsten Regelungen im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) festgelegt. Es schreibt unter anderem vor, dass die Arbeitszeit von bestimmten Mitarbeitergruppen (z.B. geringfügig Beschäftigte, Teilzeitkräfte) systematisch erfasst werden muss.

Personalzeiterfassung:
Wertschätzung statt Kontrolle

Die Personalzeiterfassung ist ein sensibles Thema, da es schnell den Anschein erwecken kann, dass Mitarbeitende kontrolliert und weniger Wertschätzung erfahren. Um dies zu vermeiden und gleichzeitig die rechtlichen Vorgaben zu erfüllen, sollten Sie folgende Punkte beachten:

Transparenz und Kommunikation

• Offene Kommunikation: Informieren Sie die Mitarbeitenden vor der Einführung eines Zeiterfassungssystems umfassend über die Gründe, die Funktionsweise und die genauen Regelungen. Beziehen Sie sie in die Auswahl des Systems mit ein und gehen Sie auf ihre Bedenken ein.
• Transparente Datenverwendung: Teilen Sie der Belegschaft mit, wofür die erfassten Daten verwendet werden. Beispielsweise zur Lohnabrechnung, Projektplanung oder Arbeitszeitoptimierung.
• Datenschutz gewährleisten: Sensibilisieren Sie für den Datenschutz und stellen Sie sicher, dass die Datenverarbeitung den rechtlichen Vorgaben entspricht, insbesondere der DSGVO.
• Einsicht gewähren: Ermöglichen Sie Kolleginnen und Kollegen jederzeit Einblick in ihre erfassten Daten und bieten Sie die Möglichkeit zur Korrektur.

Vertrauen und Flexibilität

• Vertrauensarbeitszeit: Ermöglichen Sie Vertrauensarbeitszeit, wenn es die Prozesse erlauben. Das bedeutet, dass Sie auf die Erfassung der Arbeitszeit verzichten und stattdessen auf die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden setzen.
• Flexible Arbeitszeitmodelle: Bieten Sie flexible Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit oder Homeoffice an, um den Bedürfnissen der Belegschaft entgegenzukommen.
• Fokus auf Ergebnisse: Konzentrieren Sie sich auf die erbrachten Ergebnisse des Teams und nicht ausschließlich auf die Arbeitszeit. Führen Sie regelmäßige Feedbackgespräche und Leistungsbewertungen durch.

Vorteile der Personalzeiterfassung

Effektiverer Einsatz der Mitarbeiter

• Optimierte Arbeitsabläufe und Personalkosten (höhere Produktivität)
• Einfachere Planung & Steuerung
• An den tatsächlichen Arbeitsanfall angepasste Arbeitszeiten
• Gesteigerte Transparenz und Mitarbeitermotivation

Transparente Arbeitszeitübersichten & Auswertungen

• Weniger Administrationsaufwand
• Rechtssichere Arbeitszeitdokumentation
• Zuverlässige Personaleinsatzplanung
• Automatische Berechnung tariflicher und außertariflicher Regelungen
• Nachkalkulation bei individuellen Personalkosten
• Faire Grundlage für den Dialog
• Aktuelle Informationen über die Arbeitszeitkonten
• Zutrittskontrolle, lückenlose Anwesenheitserfassung

MES FLEX- App Personalzeiterfassung von FORCAM ENISCO

Die modulare MES-Lösung MES FLEX von FORCAM ENISCO unterstützt Unternehmen dabei, Produktionsprozesse zu digitalisieren, zu vernetzen und zu optimieren. Mit der App Personalzeiterfassung von MES FLEX haben Sie die Stückkosten perfekt im Griff!

 Neben den Maschinendaten sind die Personalzeit-Daten der entscheidende Faktor für päzise Pläne: Denn nur, wenn das ERP-System alle Fertigungsparameter kennt, kann es die Stückkosten präzise berechnen.

MES FLEX liefert die Antworten auf:

• Wie hoch sind die exakten Personalkosten pro Produkt?
• Wie viele Mitarbeitende haben wie lange an einem Produkt gearbeitet?
• Wurde planmäßig gearbeitet oder außerplanmäßig?

Mit der App Personalzeiterfassung können Mitarbeitenden präzise Fertigungsaufträge, Arbeitsgänge, Innenaufträge oder Kostenstellen zugewiesen werden. Diese Daten stehen für Analysen und Optimierungen in der integrierten Reporting-Lösung von MES FLEX sowie verdichtet im ERP-System zur Verfügung.

Flexibel:

• Anwesenheiten direkt am Arbeitsplatz über das Standard-Terminal von MES FLEX-Terminal erfassen.
• Externe Zeiterfassungssysteme über die Webschnittstelle (API) integrieren.

Erfassen von Personalzeiten auf:

• Auftrag/Arbeitsvorgang/Material
• Innenaufträge
• Kostenstellen
• Anwesenheit
• Arbeitsplatz/Maschine

Vorteile mit der Personalzeiterfassungs-App in der Lösung MES FLEX

• Volle Transparenz über Personaleinsätze
• Präzise Personalkostenanteile im Controlling (Stückkosten)
• Optimierte Personaleinsatzplanung
• Höhere Planungsgenauigkeit
• Mehr Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit

Personalzeiterfassung mit SAP-Lösungen

 SAP bietet Zeiterfassungs-Lösungen, die nahtlos in das SAP Digital Manufacturing (SAP DM) integriert werden können:

• SAP ERP Human Capital Management (HCM): Enthält Module für die Zeiterfassung, -planung und -abrechnung.
• SAP SuccessFactors Employee Central: Eine Cloud-basierte Lösung für Personalmanagement, die auch Zeiterfassungsfunktionen bietet.
• SAP Fieldglass: Eine Cloud-basierte Lösung für die Verwaltung externer Mitarbeiter, die auch Funktionen für Zeiterfassung und -abrechnung bietet.

 Die Vorteile der Integration von SAP DM mit einer Zeiterfassungslösung

• Genaue Arbeitskostenberechnung: Durch die Verknüpfung der Arbeitszeiten mit den Produktionsaufträgen können die Arbeitskosten für jedes Produkt präzise berechnet werden.
• Verbesserte Personalplanung: Durch die Analyse der erfassten Arbeitszeiten können Personalengpässe frühzeitig erkannt und die Personalplanung entsprechend angepasst werden.
• Vereinfachte Lohnabrechnung: Die erfassten Arbeitszeiten können direkt an die Lohnabrechnung übergeben werden, wodurch Fehler reduziert und der Prozess beschleunigt wird.