Papierlose Fertigung: Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement: Vom analogen Aktenberg zum digitalen Workflow
Die Digitalisierung gewinnt in Unternehmen immer mehr an Bedeutung, auch wenn sich die Dokumentation auf Papier immer noch hartnäckig hält. So ist deutschen Unternehmen die Bedeutung digitaler Technologien durchaus bewusst, beteuern in einer bitkom-Umfrage 87 % der Befragten, dennoch hinke man in der Nutzung und Umsetzung der digitalen Technologien immer noch hinterher, meinen 76 %.
Die Vorteile, papierbasierte Prozesse auch in fertigenden Unternehmen durch digitale Lösungen zu ersetzen, sind alleine schon von der Anzahl der Dokumente enorm – von der Stückliste bis zur Fertigungsanweisung. Ein effizientes Dokumentenmanagement-System (DMS) hilft dabei, diese Datenflut zu bewältigen und die Prozesse zu verschlanken.
So können beispielsweise fehleranfällige, manuelle Arbeitsschritte wie das Drucken, Kopieren und Verteilen von Dokumenten reduziert werden. Anstatt also mühsam in Papierordnern blättern zu müssen, vermeiden automatisierte, digitale Prozesse Irrtümer und steigern die Effizienz in der gesamten Produktion. Mit Hilfe von modernen MES-Systemen wie SAP Digital Manufacturing und MES FLEX von FORCAM ENISCO, die mit den Systemen der ERP-Ebene integriert werden können, lässt sich die gesamte Wertschöpfungskette optimieren.
Was versteht man unter Dokumentenmanagement?
Das Dokumentenmanagement beschreibt die effiziente und systematische Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bereitstellung und Archivierung von Dokumenten – und das über den gesamten Lebenszyklus des entsprechenden Produkts oder Prozesses hinweg. In der heutigen Zeit handelt es sich dabei meist um digitales Dokumentenmanagement, das den Einsatz von Softwarelösungen und digitalen Archiven umfasst.
Die papierlose Fertigung ist das zentrale Ziel von digitalem Dokumentenmanagement. Es ermöglicht den Übergang von papierbasierten Prozessen zu digitalen Workflows und bildet so das Fundament für die smarte Fabrik.
Ein effektives DMS beinhaltet in der Regel folgende Prozesse bzw. Vorgehensweisen:
1) Erfassung & Erstellung
- Erfassung: Dokumente aus unterschiedlichen Quellen (Papier, E-Mails, Scans etc.) werden zentralisiert und digitalisiert, um eine einheitliche Datenbasis zu schaffen.
- Erstellung: Neue Dokumente werden direkt im System mithilfe von Vorlagen, Workflows und Versionierungstools erstellt.
2) Verwaltung & Organisation
- Indexierung & Metadaten: Dokumenten werden beschreibende Informationen (Metadaten) zugeordnet, um eine effiziente Suche und Filterung zu ermöglichen.
- Ablage & Strukturierung: Dokumente werden in einer logischen Ordnerstruktur abgelegt, die den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht und eine schnelle Wiederauffindbarkeit gewährleistet.
- Versionierung & Historie: Änderungen an Dokumenten werden nachverfolgt und Versionen archiviert, um jederzeit auf frühere Fassungen zugreifen zu können.
3) Zugriff & Verteilung
- Zugriffskontrolle: Der Zugriff auf Dokumente wird anhand von Benutzerrechten und Berechtigungen geregelt, um Datensicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten.
- Verteilung & Freigabe: Dokumente können einfach und sicher an interne und externe Empfänger verteilt werden, z. B. über Download-Links oder Freigabeportale.
- Workflows & Prozesse: Automatisierte Workflows steuern die Bearbeitung, Genehmigung und Freigabe von Dokumenten, um effiziente Prozesse zu gewährleisten.
4) Archivierung & Löschung
- Archivierung: Dokumente werden gemäß den gesetzlichen und internen Aufbewahrungsfristen archiviert, um die Compliance zu gewährleisten.
- Löschung: Veraltete oder nicht mehr benötigte Dokumente werden sicher und gesetzeskonform gelöscht.
Die Vorteile eines strukturierten Dokumentenmanagements
Gesteigerte Effizienz und Produktivität
- Schnellere Suche & Wiederauffindbarkeit: Durch zentrale Ablage, Metadaten und Suchfunktionen lassen sich Dokumente schnell und einfach wiederfinden.
- Automatisierte Prozesse: Workflows automatisieren wiederkehrende Aufgaben und reduzieren manuellen Aufwand, z.B. bei der Freigabe oder Rechnungsprüfung.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Gleichzeitige Bearbeitung, Versionierung und Kommentarfunktionen erleichtern die Zusammenarbeit an Dokumenten, auch im Team.
Reduzierte Kosten
- Geringerer Papierverbrauch & Lagerkosten: Die Digitalisierung von Dokumenten minimiert den Papierverbrauch und die Kosten für Lagerung und Archivierung.
- Weniger Verwaltungsaufwand: Automatisierte Prozesse und optimierte Workflows reduzieren den manuellen Verwaltungsaufwand.
- Vermeidung von Fehlern & Doppelarbeit: Zentrale Datenhaltung und Versionierung minimieren Fehlerquellen und vermeiden doppelte Arbeit.
Verbesserte Compliance & Sicherheit
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Archivierungs- und Löschfristen können automatisiert eingehalten werden, um die Compliance zu gewährleisten.
- Kontrolle über sensible Daten: Zugriffskontrolle und Berechtigungen schützen sensible Daten vor unberechtigtem Zugriff.
- Nachvollziehbarkeit & Revisionssicherheit: Versionierung und Historie ermöglichen die Nachverfolgung von Änderungen und gewährleisten die Revisionssicherheit.
Gesteigerte Kundenzufriedenheit
- Schnellere Reaktionszeiten: Schnelle Dokumentenfindung und optimierte Workflows ermöglichen schnellere Reaktionszeiten auf Kundenanfragen.
- Verbesserter Kundenservice: Der schnelle Zugriff auf alle relevanten Informationen ermöglicht einen besseren und effizienteren Kundenservice.
Die Nachteile einer papierbasierten Fertigung
In vielen Unternehmen ist die Fertigung noch immer stark papierbasiert. Dies führt zu Problemen wie:
- Intransparenz: Informationen sind über verschiedene Abteilungen und Standorte verteilt, was die Suche nach relevanten Daten erschwert.
- Fehleranfälligkeit: Manuelle Prozesse und Medienbrüche erhöhen das Risiko von Fehlern, die zu Produktionsverzögerungen, Qualitätsproblemen und erhöhten Kosten führen können.
- Ineffizienz: Zeitaufwendige manuelle Prozesse und die Suche nach Dokumenten binden Ressourcen, die für wertschöpfende Tätigkeiten fehlen.
- Mangelnde Flexibilität: Änderungen in Produktionsaufträgen oder Produktkonfigurationen erfordern zeitintensive manuelle Anpassungen von Papierdokumenten.
- Unzuverlässige Daten: Bedingt nutzbar als objektive Informationsgrundlage für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP).
Den Prozess der papierlosen Produktion mit digitalem Dokumentenmanagement systematisch organisieren
Bevor jedoch der Umstieg auf eine papierlose Fertigung vollzogen werden kann, gilt es zunächst in einer Bestandsaufnahme (IST-Analyse) zu evaluieren, welche Prozesse und Arbeitsabläufe einer Digitalisierung bedürfen bzw. sinnvoll sind.
1) Einsatzgebiete & Zweck von Papierdokumenten
- Wo genau kommen Papierdokumente in Ihren Prozessen zum Einsatz?
- Welchem konkreten Zweck dienen sie an den jeweiligen Stellen?
2) Relevante Auftragsinformationen
- Welche Informationen sind auf den Papierdokumenten für die Ausführung der Arbeitsabläufe unerlässlich?
- Gibt es redundante Informationen, die nicht zwingend auf Papier festgehalten werden müssten?
3) Nutzer der Papierdokumente
- Welche Mitarbeiter und Abteilungen greifen im Rahmen ihrer Tätigkeiten auf die Papierdokumente zu?
- In welcher Form und zu welchem Zeitpunkt benötigen sie Zugriff auf die Informationen?
4) Datenbereitstellung
- Wer ist dafür verantwortlich, die relevanten Informationen auf den Papierdokumenten bereitzustellen?
- Gibt es einen definierten Prozess für die Informationsbeschaffung und -aufbereitung?
6) Dokumentation der Daten
- Wie werden die auf den Papierdokumenten erfassten Daten aktuell dokumentiert und archiviert?
- Entsprechen die bestehenden Prozesse den rechtlichen Vorgaben und internen Richtlinien?
Die Beantwortung dieser Fragen soll bei der Entscheidung für eine Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) Hilfestellung leisten, um so die durchgängige Digitalisierung und Automatisierung von dokumentenbasierten Prozessen in der Fertigung schneller zu ermöglichen. Ziel ist, die Ablösung von Papierdokumenten durch digitale Workflows, elektronische Signaturen und mobile Endgeräte.
Vorteile der papierlosen Fertigung
Echtzeitinformationen
Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Produktionsdaten, Arbeitsanweisungen und andere relevante Dokumente
Flexibilität
Produktionsänderungen können schnell und einfach digital angepasst und an alle Beteiligten kommuniziert werden
Verbesserte Qualität
Die Reduzierung von Fehlern durch digitale Workflows und automatisierte Prüfprozesse führt zu einer höheren Produktqualität.
Transparenz und Nachverfolgbarkeit
Alle Prozessschritte und Änderungen sind digital dokumentiert, was eine lückenlose Rückverfolgung ermöglicht.
Nachhaltigkeit durch Ressourcenreduzierung
Durch digitale Produktionsabläufe kann das Papieraufkommen in der Produktion reduziert werden. Viele Unternehmen müssen künftig einen Nachhaltigkeitsbericht vorlegen, der u.a. darlegt, wie man CO2-Emissionen verringern will.
SAP Digital Manufacturing und MES FLEX: Synergien für die papierlose Fertigung
SAP Digital Manufacturing und das Manufacturing Execution System MES FLEX von FORCAM ENISCO bieten Unternehmen leistungsstarke Lösungen für die Implementierung einer papierlosen Fertigung.
SAP Digital Manufacturing bietet eine umfassende Plattform für die digitale Transformation der Produktion. Es integriert Daten aus verschiedenen Quellen, ermöglicht die Visualisierung von Produktionsabläufen und unterstützt die Optimierung von Prozessen.
MES FLEX steuert und überwacht die Produktion in Echtzeit und stellt den nahtlosen Informationsfluss zwischen Shopfloor und Topfloor sicher. Es ermöglicht die digitale Erfassung von Produktionsdaten, die papierlose Steuerung von Arbeitsabläufen und die lückenlose Rückverfolgbarkeit aller Prozessschritte.
Die Integration von SAP Digital Manufacturing oder MES FLEX bietet wertvolle Vorteile
- Nahtlose Datenintegration: Daten aus beiden Systemen werden nahtlos integriert und stehen für Analysen und Entscheidungsprozesse zur Verfügung.
- Echtzeitinformationen: Produktionsdaten werden in Echtzeit erfasst und an SAP Digital Manufacturing übertragen, um eine aktuelle Übersicht über den Produktionsfortschritt zu gewährleisten.
- Automatisierte Workflows: Manuelle Prozesse werden durch digitale Workflows ersetzt, die über beide Systeme hinweg integriert sind.
- Zentrale Dokumentenverwaltung: Alle relevanten Dokumente werden zentral in SAP Digital Manufacturing verwaltet und stehen über MES FLEX auf dem Shopfloor zur Verfügung.
Konkrete Anwendungsbeispiele:
- Digitale Arbeitsanweisungen: Papierbasierte Arbeitsanweisungen werden durch digitale Anweisungen ersetzt, die auf mobilen Endgeräten bereitgestellt werden.
- Elektronische Checklisten: Qualitätsprüfungen und andere Kontrollen werden digital mit elektronischen Checklisten durchgeführt.
- Automatisierte Materialbereitstellung: Materialanforderungen werden automatisch an das Lager übermittelt und digital dokumentiert.
- Lückenlose Rückverfolgbarkeit: Alle Produktionsdaten, Materialbewegungen und Qualitätsprüfungen werden digital erfasst und sind lückenlos rückverfolgbar.
Expertenmeinung
