Transformation digitale : Comment les mettre en œuvre avec succès

Les entreprises de tous les secteurs ont élaboré et adopté des stratégies pour permettre leur transformation digitale. Les technologies avancées devenant plus accessibles et plus répandues, facilitées par la baisse des prix et la prévalence et la fiabilité de l’internet à haut débit, les entreprises se sont rapidement adaptées ou ont pris du retard. 

Celles qui mettent efficacement en œuvre leur stratégie obtiennent un avantage distinct sur la concurrence ; cependant, les entreprises découvrent souvent un fossé entre la formulation de la stratégie de transformation digitale et sa mise en œuvre. Pour vous aider à surmonter cet obstacle particulier, voici un article qui vous explique comment une entreprise peut réussir la mise en œuvre des projets de transformations digitale ? 

Souvent de grande envergure, une initiative de transformation digitale peut nécessiter un examen et une réinvention de toutes les facettes d’une organisation, des chaînes d’approvisionnement et des worklows aux compétences des employés et aux organigrammes, en passant par les interactions avec les clients et la proposition de valeur aux parties prenantes.

Les transformations digitales réussies génèrent des avantages commerciaux durables : Les technologies et processus digitaux permettent aux organisations de répondre de manière pertinente aux demandes des clients dans le présent et à mesure que les demandes évoluent. La transformation digitale permet également de mettre en place l’infrastructure et les compétences nécessaires pour tirer parti des technologies en évolution rapide qui pourraient conférer un avantage concurrentiel.

Pourquoi la transformation digitale est-elle importante ?

La numérisation de la société a commencé à la fin du XXe siècle et a connu une accélération rapide au cours des deux premières décennies du XXIe siècle, suscitant un besoin croissant de transformation digitale dans tous les secteurs.

En effet, de nombreuses organisations estiment qu’elles doivent soit s’adapter aux forces changeantes du marché induites par la numérisation, soit s’éteindre. Selon le Digitale Transformation Index 2020 de Dell Technologies, un tiers des dirigeants d’entreprise craignent que leur organisation ne survive pas dans les années à venir, tandis que 60 % pensent qu’elle survivra, mais qu’elle supprimera de nombreux emplois supplémentaires et mettra des années à redevenir rentable.

La nécessité d’une transformation est illustrée par le cas souvent cité de Blockbuster LLC, qui, au début des années 2000, était une entité mondiale possédant des magasins de location de vidéos aux États-Unis et dans le monde entier. Mais sa présence et sa pertinence ont décliné précipitamment à partir de 2005 environ, lorsque Netflix et d’autres ont exploité les technologies émergentes et capitalisé sur l’appétit des consommateurs pour le divertissement à la demande fourni par des services de vidéo en continu très rentables. Le pouvoir de perturbation des technologies digitales est également évident dans l’ascension d’Amazon, qui est passé du statut de libraire en ligne à celui de géant du commerce électronique (e-commerce), redéfinissant ainsi le secteur du commerce de détail.

Quels sont les moteurs de la transformation digitale ?

La capacité de la technologie à collecter, générer, analyser et transmettre rapidement des données est le principal moteur de la transformation digitale. L’intelligence artificielle (IA), le cloud computing, les technologies mobiles, les plateformes de réseaux sociaux et les technologies de nouvelle génération, telles que l’internet des objets (IoT), l’edge computing et l’automatisation robotique des processus (RPA), ont radicalement changé la rapidité avec laquelle nous obtenons des informations.

L’application de ces technologies sur le marché par des leaders du digital comme Amazon, Airbnb, Uber et d’autres a modifié les types de produits et de services que les gens attendent. Par exemple, les consommateurs attendent des entreprises qu’elles répondent rapidement et qu’elles fournissent des produits et des services adaptés à leurs besoins. Ils en sont également venus à attendre des interfaces intuitives et faciles à utiliser, et ils préfèrent généralement les interactions digitales qui peuvent se produire à tout moment depuis n’importe quel appareil.

Les technologies qui affectent le marché des consommateurs transforment également les lieux de travail, par exemple en automatisant des processus commerciaux qui, jusqu’à récemment, étaient réalisés manuellement, en permettant des environnements de travail à distance, en fournissant des informations sur des stocks toujours plus importants de données sur les clients et en fournissant des outils qui facilitent la collaboration entre des équipes locales et éloignées.

Quels sont les objectifs de la transformation digitale ?

La transformation digitale permet à une organisation de mieux servir ses principales parties prenantes : clients, employés, partenaires et actionnaires. L’intégration des technologies digitales informatiques dans les opérations commerciales aide les organisations à réaliser les objectifs suivants :

• Augmenter la vitesse de mise sur le marché de nouveaux produits et services ;
• Augmenter la productivité des employés
• Augmenter la réactivité aux demandes des clients
• Mieux connaître les clients individuels pour mieux anticiper et personnaliser les produits et les services
• Améliorer le service à la clientèle, notamment en proposant des expériences client plus intuitives et plus engageantes.

Comment une entreprise peut réussir la mise en œuvre des projets de transformation digitale ?

1) L’intégration des parties prenantes

Les gens ont une aversion pour le changement. Je ne m’attarderai pas sur les raisons évolutives qui expliquent ce fonctionnement de notre cerveau, mais je vais plutôt énumérer quelques “éléments” pour aider les gens à s’adapter au changement dans le contexte d’un programme de transformation :

• Planifiez et mettez en œuvre une approche de gestion du changement : faites la publicité du projet dans toute votre organisation, en particulier auprès des personnes les plus concernées. Ouvrez un forum pour débattre et recevoir des commentaires, faites en sorte que les gens se sentent impliqués.
• Répondez aux craintes : les gens seront sur la défensive face à un nouveau système et/ou une nouvelle façon de travailler pour un certain nombre de raisons. Essayez d’anticiper ces raisons et rassurez-les dans vos communications. La plupart du temps, c’est l’inconnu qui fait peur. Partagez des captures d’écran du nouveau système avant la mise en service et préparez un guide d’utilisation.
• Veillez à ce que votre équipe projet se sente soutenue : les employés surmenés et découragés ne seront pas efficaces.
• Consolidez le changement : créez des incitations pour renforcer les nouveaux comportements que vous essayez de mettre en place. Fournissez des conseils, de la documentation et des formations en temps utile et en quantité suffisante pour permettre aux gens d’apprendre et de mettre en place les nouvelles pratiques, de manière autonome.

2) Un administrateur système – défenseur du système

Votre organisation utilise le même système depuis longtemps et maintenant vous le remplacez par ce nouveau système moderne, basé sur le cloud. En plus de toutes les tâches de gestion du changement mentionnées ci-dessus, votre organisation aura également besoin d’au moins un rôle pour défendre le système d’un point de vue technique. Il s’agira de la personne (ou des personnes) qui connaîtra le système dans les moindres détails, qui sera en mesure de conseiller sur l’impact de tout changement que vous souhaiterez mettre en œuvre à l’avenir, qui formera les nouveaux utilisateurs et qui, d’une manière générale, veillera à ce que le système reste sain et organisé.

3) La communication

Cette question revient toujours et c’est parce que peu importe depuis combien de temps vous faites ce métier, chaque projet apporte une toute nouvelle combinaison de personnes et de personnalités qui devront travailler ensemble pour le mener à bien. Voici quelques habitudes qui m’ont aidé :

• Mettez au point la nomenclature : ne commencez pas à appeler les choses par des noms différents. Convenez d’une terminologie qui convient à toutes les parties concernées.
• Organisez dès le départ des points de rattrapage réguliers pour les principales équipes projet : commencez par une fois par semaine, puis adaptez la fréquence en fonction de l’état d’avancement du projet à un moment donné.
• Organisez des appels réguliers entre les chefs de projet uniquement : ce sont les sponsors du projet et ils doivent avoir leur propre temps en face à face pour discuter du projet. Assurez-vous que votre contrat prévoit suffisamment de temps pour ce niveau d’implication.
• Mettez en place des communications internes régulières : non seulement pour tenir le sponsor du projet (et/ou tout autre cadre supérieur) au courant, mais aussi pour promouvoir le projet à plus grande échelle (voir point 1 ci-dessus). Cela peut se faire en publiant des blogs ou des bulletins d’information, ou en plaçant des affiches dans tout le bureau.

4) La collecte des données

La migration des données a été, sans aucun doute, l’un des aspects les plus difficiles de tous les projets auxquels j’ai participé.

• Faites nettoyer vos données à l’avance, si possible. Une erreur courante est de laisser les considérations relatives aux données à la dernière minute ou de faire de la consolidation des données une activité parallèle au reste du projet. Cela fonctionne rarement car les activités liées aux données ont tendance à se développer au fur et à mesure.
• Le temps nécessaire pour fournir des données adaptées à la migration (propres, complètes et correctement cartographiées) dépasse souvent la durée moyenne d’un projet de livraison de logiciels (en fonction du volume de données), à moins qu’une ressource spécialisée, dotée des compétences adéquates, d’une bonne compréhension des données et de l’autorité nécessaire pour prendre des décisions (par exemple, concernant l’emplacement des données à cartographier) ne soit affectée au projet.
• Investissez dans l’aspect “données” du projet, en particulier lorsque de gros volumes de données provenant de différents systèmes sont en cours de migration. La meilleure façon de procéder est d’investir du temps à l’avance (idéalement avant même de lancer l’appel d’offres) pour mettre de l’ordre dans vos données. Ainsi, vous pourrez répondre à l’appel d’offres en étant mieux informé de vos besoins en matière de données, et obtenir une offre plus réaliste et plus précise de la part de vos fournisseurs. Cela vous fera gagner beaucoup de temps et vous épargnera bien des soucis par la suite.

Ces aspects doivent être pris en compte pour réussir la mise en œuvre de la transformation digitale. Écrivez-nous et nous vous aiderons à faire de votre projet de digitalisation de la production une réussite.