KVP und Kaizen – kontinuierlich den Prozess verbessern

KVP-Methoden werden in der Praxis eingesetzt, um die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern und einen kontinuierlicher Verbesserungsprozess im Unternehmen zu etablieren. In diesem Beitrag lernen Sie die Unterscheidung zwischen KVP und Kaizen kennen und zudem werden wichtige KVP Methoden wie die 5-S Methode näher betrachtet.

Für ein Managementsystem, welches nach ISO 9001 zertifiziert ist, ist der KVP, auch fortlaufende Verbesserung genannt, die Grundlage, welcher praktiziert und nachgewiesen werden muss.

Doch damit das gelingt, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

• Arbeitszeit muss bereitgestellt werden.
• Es müssen Maßnahmen zur Weiterbildung geschaffen werden.
• Die entsprechenden Arbeitsabläufe und Prozesse müssen implementiert werden.
• Wichtig: Die Ideen müssen auch umgesetzt werden.

Die Einführung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses führt immer dazu, dass vorhandene Prozesse verändert werden. Dadurch ist es essentiell, dass die Mitarbeiter in den KVP Prozess mit eingebunden werden.

Ursprung der KVP-Methoden und Kaizen

Das Wort Kaizen kommt aus dem Japanischen und bedeutet in etwa Veränderung zum Besseren und das kontinuierlich und unendlich. Kaizen ist dabei in der japanischen Kultur und somit in der Denkweise der Japaner fest verankert. Es beeinflusst den kompletten Alltag der Japaner und beginnt somit nicht erst an der Unternehmenstür morgens und endet auch nicht am Ende des Arbeitstages. Daher ist in der japanischen Praxis Kaizen keine Methode an sich, sondern eine Lebensphilosophie.

Beim Kaizen liegt der Fokus nicht auf sprunghafte Veränderungen durch Innovationen. Ebenso steht auch nicht der schnelle, finanzielle Gewinn im Mittelpunkt. Das Kaizen strebt eine schrittweise Optimierung der Produkte und Prozesse an.

Kaizen und KVP – das sind die Unterschiede

Meistens werden KVP und Kaizen im gleichen Atemzug genannt. Doch zwischen diesen beiden Begriffen bestehen einige Unterschiede.

Kaizen geht, wie bereits weiter oben beschrieben, über die betriebswirtschaftliche bzw. unternehmerische Sicht hinaus. In unserer westlichen Welt wird Kaizen oft in Verbindung mit Lean Management und Toyota in Verbindung gebracht. Oftmals wird in unseren Breitengraden der Begriff Kaizen daher auf die Bedeutung einer kontinuierlichen Verbesserung beschränkt. So sind der Begriff KVP und die methodischen Ansätze des Lean Managements beim Toyota-Prinzip adaptiert worden. Das Ganze wurde auf die methodische Ebene reduziert. Kaizen ist allerdings mehr, als nur ein paar KVP Methoden aus einer „Verbesserungs-Werkzeugkiste“. Kaizen ist eine Lebenseinstellung.

Die Tools beim kontinuierlichen Verbesserungsprozess setzen sich aus verschiedenen Ansätzen und KVP Methoden zusammen und zielen darauf ab, Ergebnisse zu liefern, wie etwa die Qualitätsverbesserung von Produkten und Dienstleistungen. Diese Ergebnisse werden aber nur auf ökologisch-betriebswirtschaftlicher Ebene betrachtet und dementsprechend auch nur in dieser Sicht verbessert. Eine weitere Problematik ist, dass KVP in erster Linie nur auf bereits bestehende Prozesse ausgerichtet ist.

Kaizen blickt über den betriebswirtschaftlichen Tellerrand hinaus. Es ist weniger auf die Qualitätssicht und das Endergebnis ausgerichtet. Beim KVP wird auf die Kostenoptimierung geschaut, was beim Kaizen weniger im Blickpunkt steht. Es werden weniger handfeste Faktoren beim Kaizen mit einbezogen, so dass es stärker auf die agile Sichtweise ausgerichtet ist.

KVP Methode: Die 5S-Methode beim Kaizen

Die KVP-Methode 5S wird auf Ordnung am Arbeitsplatz gesetzt. Ein unaufgeräumter und chaotischer Arbeitsplatz verbraucht unnötig viel Zeit und Energie. Die 5S-Methode soll dabei helfen, dass man sich auf die eigentliche Arbeit besser fokussieren kann. Dadurch soll die Produktivität gesteigert sowie Organisation und Arbeitsplätze verbessert werden. Die 5S-Methode wurde Mitte des 20. Jahrhundert in Japan entwickelt. Die 5S-Methode gliedert sich in 5 Schritte, daher auch der Name 5S:

1. Seiri: Sortieren (aussortieren)
2. Seiton: Systematisieren (Anordnen)
3. Seiso: Säubern (Arbeitsplatz säubern)
4. Seiketsu: Standardisieren
5. Shitsuke: Selbstdisziplin Alles optimieren und erhalten

Durch die 5S-Methode wird zudem die Arbeitssicherheit erhöht.

Laut einer Studie von Sharp Business Systems ist ein Angestellter durchschnittlich 60 Tage pro Jahr unproduktiv. 12 Tage davon verbringen laut der Studie die Mitarbeiter alleine nur mit der Suche nach Material und Informationen.

Wie funktioniert der kontinuierliche Verbesserungsprozess?

Einfach ausgedrückt funktioniert KVP so, dass die Mitarbeiter täglich die aufkommenden Probleme mit den eigenen Arbeitsabläufen abgleichen und Lösungen gesucht werden. Damit das ganze aber auch ein System hat, gibt es verschiedene Lösungsansätze:

• Intuitiver Ansatz: Die Mitarbeiter halten die Probleme schriftlich fest, die in der alltäglichen Arbeit anfallen.
• Ansatz des Beobachtens: Es werden Projektteams gebildet, die die verschiedenen Abteilungen regelmäßig auf Verschwendungen, Unausgeglichenheit und Überlastungen prüfen.
• Analytischer Ansatz: Dieser Ansatz bereitet eine systematische Analyse der Arbeitsabläufe nach Zahlen, Daten und Fakten auf. Dadurch lassen sich mögliche Ansätze erkennen, wo etwas schief läuft und anschließend beseitigt werden kann.

Welche Phasen gibt es bei der Einführung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses im eigenen Unternehmen?

Es werden drei Phasen durchlaufen, wenn man den kontinuierlichen Verbesserungsprozess im eigenen Unternehmen einführen möchte:

• Die Startphase beim KVP: Bevor der KVP eingeführt wird, sollte ein Kickoff-Meeting stattfinden. Dabei ist es die Aufgabe der oberen Führungsebene, den Führungskräften, dem Betriebsrat und den Mitarbeitern in die Grundlagen des KVP’s einzuführen. Für das Kickoff-Meeting müssen geeignete Moderatoren und Koordinatoren ernannt werden. Zudem müssen die Motivatoren und Koordinatoren geschult werden. Dazu gehört eine Einführung in die Grundlagen, Problemlösungsmethoden und Werkzeuge.
• Die Integrationsphase des KVP Prozesses: Der Grundgedanke beim KVP ist es, zu überlegen, dass ich jeden Tag überlege, wo ich noch besser machen kann. Das beinhaltet unter anderem zu prüfen, ob die Unternehmensstruktur dazu geeignet ist. Führungskräfte sollten sich dabei Gedanken machen, wie sie aus ihren Mit-Arbeitern Mit-Denker machen. Dabei müssen Aufgaben an die Mitarbeiter delegiert werden. Dabei muss die Akzeptanz vorhanden sein, dass der Beauftragte die Aufgabe womöglich ganz anders erledigt, als man es selbst gemacht hätte. Vorteilhaft ist in der Integrationsphase, wenn das Training „on-the-fly“, also nebenbei bei der täglichen Arbeit geschieht. Weiterhin müssen die täglichen Prozessabläufe im Auge behalten und nach Überlastungen und Verschwendungen Ausschau gehalten werden. Weitere KVP-Moderatoren sind zudem zu schulen. Die Moderatoren und Koordinatoren müssen ihre Grundlagenkenntnisse weiter ausbauen.
• Die Stabilisierungsphase beim kontinuierlichen Verbesserungsprozess: Es ist nicht entscheidend, ob sich kurzfristig Erfolg einstellt, sondern ob langfristig Qualität geboten wird. So wird der falsche Weg gegangen, wenn die Frage „Was muss unser Unternehmen tun, um wirtschaftlich erfolgreicher zu sein“ im Vordergrund steht. Die Sichtweise des Kunden ist entscheidend, denn dieser erwartet jeden Tag aufs Neue die beste Qualität des Produkts bzw. der Dienstleistung des Unternehmens. Für das Unternehmen gilt es daher, den Profitgedanken flott aus dem Kopf zu verbannen und sich stattdessen mit dem Qualitätsgedanken vertraut zu machen. Nur so ist es möglich, dass sich der kontinuierliche Verbesserungsprozess dauerhaft entfalten bzw. entwickeln kann. Sinnvoll sind folgende Maßnahmen: Die Ablauforganisation muss ständig weiterentwickelt werden | Alle Maßnahmen und erzielten Ergebnisse des KVP Prozesses sollten der gesamten Organisation mitgeteilt werden. Dies kann durch Aushänge oder Infotafeln im Unternehmen realisiert werden. | KVP-Stammtische sollten eingeführt werden, so dass über die Standorte und Bereiche hinaus Erfahrungen mit dem KVP ausgetauscht werden können. Die KVP-Moderatoren sollten in regelmäßigen Abständen an Weiterbildungen teilnehmen.

Was ist der PDCA-Zyklus?

Bevor es um die Kombination zwischen KVP und dem PDCA-Zyklus geht, soll an dieser Stelle erklärt werden, was der PDCA-Zyklus ist. Der PDCA-Kreislauf dient dazu, das interne Qualitätsmanagement zu verbessern. Der PDCA-Zyklus ist ein Prozess zur Problemlösung. Das Wort PDCA setzt sich dabei aus den einzelnen Schritten des Kreislaufs zusammen: „Plan – Do – Check – Act“, zu deutsch „Planen – Ausführen – Überprüfen – Handeln“. Erfinder des PDCA-Zyklus war der amerikanische Physiker William Edwards Deming. Er zählt noch heute zu den wichtigsten Pionieren des Qualitätsmanagements. Deming beriet nach dem 2. Weltkrieg die Japaner beim Wiederaufbau ihrer japanischen Wirtschaft. Dabei nutzte Deming den PDCA-Kreislauf, welchen die Japaner mit japanischem Fleiß erfolgreich umsetzten.

Dieser besteht aus diesen vier Phasen:

• PLAN (Qualität planen): Zunächst wird der Ist-Zustand detailliert analysiert. Hierbei handelt es sich um die Qualitätspolitik bzw. Qualitätsstrategie. Es müssen auf Prozessebene problemspezifische Daten erfasst werden. Dies erfolgt mittels verschiedener Qualitätstechniken. Dadurch wird später festgestellt, ob ein Ziel erreicht wurde.
• DO (Ausprobieren): Jetzt geht es um die Umsetzung. Dabei muss ein Verbesserungsplan erarbeitet werden. Dieser sollte mit Prüfpunkten versehen werden, um zu schauen, ob die geplanten Maßnahmen auch wirklich zu Verbesserungen führen. Die Mitarbeiter sollen dabei in den Prozess mit eingebunden werden und mit dem Plan vertraut gemacht werden. Es kann vorteilhaft sein, wenn dies durch Workshops passiert. Die geplanten Verbesserungen müssen dann, beispielsweise durch ein Pilotprojekt, organisiert und ausprobiert werden.
• CHECK (Überprüfen): Nur wenn genaustens gemessen und beobachtet wird, führt die PDCA-Methode zum gewünschten Ergebnis. Die Messergebnisse sind die ideale Voraussetzung, um passende Handlungsvarianten herauszuarbeiten. Sollte die Zielsetzung, die in der Planungsphase festgelegt wurde, nicht zum erwarteten Ergebnis führen, geht man zurück zum ersten Punkt (PLAN).
• ACT (Handeln): Ist der richtige Weg für den Prozess beim Überprüfen gefunden, gilt diese Vorgehensweise zukünftig als Standard. Darunter sind Vorgehensweisen, Normen, Regeln und Vorschriften zu verstehen, nach denen gehandelt werden soll. Ein Standard bleibt so lange bestehen, bis er durch bessere Arbeitsprozesse und somit durch einen besseren Standard abgelöst wird.

Wie kann KVP mit dem PDCA-Zyklus umgesetzt werden?

Wenn der KVP mit Hilfe des PDCA-Zyklus umgesetzt werden soll, werden die Fehler und Probleme der Unternehmensprozesse beschrieben. Ein Team aus Projekt,- bzw. Qualitätszirkel arbeitet die Lösungsschritte der vorhandenen Fehler und Probleme heraus. Ist dies geschehen, werden die herausgearbeiteten Lösungsmaßnahmen in die Tat umgesetzt. Das Ergebnis dieser Schritte wird anschließend einer weiteren Überprüfung unterzogen. Sollte das Ergebnis nicht zufriedenstellend ausfallen und der gewünschte Erfolg ausbleiben, muss der Zyklus von Neuem durchlaufen werden. KVP in einem Unternehmen einzuführen benötigt vielerlei Ressourcen, wie beispielsweise Zeit, Personal, Schulungen und Motivation bei den Beteiligten. Der Aufwand wird aber durch die erheblichen Vorteile, die der KVP mit sich bringt, schnell wett gemacht. Anhand einer KVP-Studie der Unternehmensberatung Agamus, an der 100 deutsche Unternehmen beteiligt waren, konnte Folgendes mit Hilfe von KVP Methoden verbessert werden:

Zusätzlich zu den genannten Punkten, wurde eine allgemeine Verbesserung der Mitarbeit sowie eine Steigerung des Problem- und Kostenbewusstseins beobachtet.

Ein Unternehmen, dass sich für die Einführung des KVP’s entscheidet, profitiert nicht nur auf wirtschaftlicher Ebene, sondern verbessert auch langfristig das Betriebsklima. Ein gutes Betriebsklima führt wiederum zu motivierten und somit leistungsfähigeren Mitarbeitern.