Saisie et suivi des temps du personnel

Le temps, c’est de l’argent : dans le monde du travail, le temps de travail des collaborateurs constitue la base du paiement des salaires, du calcul des projets et, en fin de compte, du succès d’une entreprise. Une saisie précise et efficace du temps de travail du personnel est donc décisive pour le succès.

Dans la mesure du possible, le personnel devrait être impliqué. En effet, la saisie des temps de travail du personnel est un sujet sensible. Le soupçon de contrôle des collaborateurs plane. Une bonne boussole est la formule « Créer de la valeur par l’estime», qui devrait être mise en pratique et communiquée.

La saisie numérique des temps du personnel, un facteur clé dans le processus de fabrication

La saisie numérique des temps de travail ne constitue pas seulement la base d’une rémunération juste et correcte. Elle offre également une transparence sur l’organisation du temps de travail.

En outre, l’évaluation des temps du personnel permet d’obtenir des informations précieuses sur l’efficacité des processus, l’utilisation des collaborateurs et les besoins réels en personnel.

Les modèles de temps de travail flexibles, le travail à domicile, les activités de service extérieur et les structures de projet rendent nécessaires des systèmes numériques de saisie des temps du personnel à la fois flexibles et fiables.

Ils devraient également permettre, par exemple, que l’accès au système de saisie des temps du personnel soit réglementé : quels collaborateurs ou groupes ont accès à quels domaines ou postes de travail avec quelles missions ?

Objectifs de la saisie des temps du personnel

• Décompte correct des salaires : les temps de travail saisis peuvent servir de base au calcul des salaires, des heures supplémentaires, des suppléments, etc.

• Respect des dispositions légales : La saisie des temps du personnel garantit le respect des lois et réglementations internationales et nationales, par exemple la loi sur le temps de travail en Allemagne. Elle sert de preuve en cas de contrôle.

• Planification et pilotage de projets : Les temps de travail saisis fournissent des données importantes pour la planification et le pilotage de projets. Il est par exemple possible de déterminer le temps consacré à certaines tâches et à certains projets et de détecter à temps les goulots d’étranglement.

• Optimisation de l’utilisation du personnel : grâce à l’analyse des temps de travail enregistrés, les entreprises peuvent optimiser l’utilisation de leur personnel et identifier par exemple les sureffectifs ou les sous-effectifs dans certains domaines.

• Augmentation de la transparence et de la motivation des collaborateurs : une saisie transparente des temps de travail permet de clarifier les temps de travail effectués et peut augmenter la motivation des collaborateurs.

Méthodes de saisie des temps du personnel

Il existe différentes méthodes de saisie des temps du personnel, qui se distinguent par leur précision, leur flexibilité et leur coût :

• Saisie manuelle des temps : les collaborateurs saisissent leurs temps de travail de manière autonome, par exemple en remplissant des feuilles d’heures ou des tableaux Excel. Cette méthode est peu coûteuse, mais sujette aux erreurs.

• Carte de pointage : les temps de travail sont notés sur un appareil de saisie des temps avec une carte de pointage. Cette méthode est également relativement peu coûteuse. Mais là aussi, il existe un risque d’inexactitude, par exemple en raison de manipulations.

• Saisie électronique des temps : les temps de travail sont enregistrés électroniquement, par exemple au moyen de cartes à puce, de transpondeurs ou de procédés biométriques. Cette méthode est très précise et sûre.

• Saisie mobile des temps : les collaborateurs saisissent leurs temps de travail de manière mobile, par exemple via une application sur leur smartphone ou leur tablette. Cette méthode est particulièrement flexible et convient également aux collaborateurs travaillant sur le terrain.

• Saisie des temps basée sur un logiciel : les temps de travail sont saisis via une solution logicielle – par exemple MES FLEX avec l’application de saisie des temps du personnel de FORCAM ENISCO ou certains modules dans SAP ou d’autres systèmes ERP ou CRM. Cette méthode offre de nombreuses possibilités d’évaluation et favorise l’automatisation des processus.

Quels temps de travail doivent être saisis ?

La règle de base est la suivante : tous les temps de travail doivent être saisis. Cela signifie que tant le temps de travail total que la durée des pauses doivent être systématiquement documentés. Cette obligation découle de la loi sur le temps de travail et vise à protéger les travailleurs.

• Début et fin du temps de travail quotidien : chaque journée de travail doit être enregistrée avec son début et sa fin. Cela vaut également pour les modèles de temps de travail flexibles.
• Les heures supplémentaires : Toute prestation de travail dépassant le temps de travail convenu doit être enregistrée. Les dépassements de courte durée de la journée de travail en font également partie.
• Le travail le dimanche et les jours fériés est en principe interdit. Les exceptions doivent être documentées par l’employeur et les heures de travail effectuées doivent être enregistrées.
• Travail de nuit : les heures de travail de nuit doivent également être enregistrées séparément.
• Pauses et temps de repos : Le respect des pauses et des temps de repos prescrits par la loi doit être garanti et documenté par la saisie du temps de travail.

Aspects juridiques de la saisie des temps de travail du personnel

Dans de nombreux pays, il existe des dispositions légales relatives à la saisie du temps de travail.

Saisie du temps de travail du personnel :
Valoriser plutôt que contrôler

La saisie du temps de travail du personnel est un sujet sensible, car elle peut rapidement donner l’impression que les collaborateurs sont contrôlés et moins valorisés. Pour éviter cela tout en respectant les exigences légales, vous devez tenir compte des points suivants :

Transparence et communication :

• Communication ouverte : avant d’introduire un système de saisie du temps, informez les collaborateurs de manière détaillée sur les raisons, le fonctionnement et les règles précises. Impliquez-les dans le choix du système et répondez à leurs préoccupations.

• Utilisation transparente des données : informez le personnel de l’utilisation qui sera faite des données collectées. Par exemple, pour le calcul des salaires, la planification des projets ou l’optimisation du temps de travail.

• Garantir la protection des données : sensibilisez à la protection des données et assurez-vous que le traitement des données est conforme aux dispositions légales, notamment au RGPD.

• Permettre la consultation : Permettez aux collègues de consulter à tout moment leurs données saisies et offrez-leur la possibilité de les corriger.

Confiance et flexibilité

• Temps de travail en toute confiance : permettez le temps de travail en toute confiance si les processus le permettent. Cela signifie que vous renoncez à l’enregistrement du temps de travail et que vous misez plutôt sur la responsabilité individuelle des collaborateurs.

• Modèles de travail flexibles : proposez des modèles de travail flexibles tels que l’horaire flexible ou le télétravail afin de répondre aux besoins du personnel.

• Se concentrer sur les résultats : Concentrez-vous sur les résultats obtenus par l’équipe et pas uniquement sur le temps de travail. Organisez régulièrement des entretiens de feed-back et des évaluations des performances.

Avantages de la saisie des temps du

Utilisation plus efficace du personnel

• Optimisation des processus de travail et des coûts de personnel (productivité accrue)
• Planification & contrôle plus simples
• Temps de travail adapté à la charge de travail réelle
• Transparence accrue et motivation des collaborateurs

Aperçu et évaluation transparents du temps de travail

• Moins de travail administratif
• Documentation légale du temps de travail
• Planification fiable de l’affectation du personnel
• Calcul automatique des réglementations tarifaires et non tarifaires
• Calcul ultérieur des coûts individuels de personnel
• Base équitable pour le dialogue
• Informations actualisées sur les comptes de temps de travail
• Contrôle d’accès, enregistrement complet des présences

MES FLEX- App Saisie des temps du personnel de FORCAM ENISCO

La solution MES modulaire MES FLEX de FORCAM ENISCO aide les entreprises à numériser, à mettre en réseau et à optimiser les processus de production. Avec l’application de saisie des temps du personnel de MES FLEX, vous maîtrisez parfaitement les coûts unitaires !

Outre les données machine, les données relatives au temps du personnel sont le facteur décisif pour des plans précis : en effet, l’ERP ne peut calculer avec précision les coûts unitaires que s’il connaît tous les paramètres de fabrication.

Le logiciel MES FLEX fournit les réponses aux questions suivantes :

• Quels sont les coûts de personnel exacts par produit?
• Combien de collaborateurs ont travaillé sur un produit et pendant combien de temps ?
• Le travail a-t-il été planifié ou non?

L’application de saisie des temps du personnel permet d’attribuer aux collaborateurs des ordres de fabrication, des opérations, des ordres internes ou des centres de coûts précis. Ces données sont disponibles pour des analyses et des optimisations dans la solution de reporting intégrée de MES FLEX ainsi que sous forme condensée dans l’ERP.

Flexible :

• Saisir les présences directement au poste de travail via le terminal du logiciel MES FLEX.
• Intégrer des systèmes externes de saisie des temps via l’interface web (API).

Saisie des temps du personnel sur :

• Ordre/opération/article
• Ordres internes
• Centres de coûts
• Présence
• Poste de travail/machine

Avantages avec l’application de saisie des temps du personnel dans la solution MES FLEX :

• Transparence totale sur les affectations du personnel
• Parts précises des coûts de personnel dans le contrôle de gestion (coûts unitaires)
• Planification optimisée de l’affectation du personnel
• Meilleure précision de la planification
• Efficacité et compétitivité accrues

Saisie des temps du personnel avec les solutions SAP

SAP propose des solutions de saisie des temps qui s’intègrent parfaitement dans SAP Digital Manufacturing (SAP DM) :

• SAP ERP Human Capital Management (HCM): comprend des modules pour la saisie des temps, la planification et la facturation.
• SAP SuccessFactors Employee Central: une solution de gestion des ressources humaines basée sur le cloud qui offre également des fonctions de gestion des temps.
• SAP Fieldglass: une solution basée sur le cloud pour la gestion des collaborateurs externes, qui offre également des fonctions de saisie et de décompte des temps.

 Les avantages de l’intégration de SAP DM avec une solution de gestion des temps :

• Calcul précis des coûts de main-d’œuvre: en reliant les heures de travail aux ordres de production, les coûts de main-d’œuvre peuvent être calculés avec précision pour chaque produit.
• Amélioration de la planification du personnel: l’analyse des temps de travail saisis permet de détecter à temps les pénuries de personnel et d’adapter la planification du personnel en conséquence.
• Simplification du calcul des salaires: les temps de travail saisis peuvent être transmis directement au calcul des salaires, ce qui réduit les erreurs et accélère le processus.