Production sans papier : Gestion des documents

La numérisation prend de plus en plus d’importance dans les entreprises, même si la documentation papier persiste. Les entreprises sont bien conscientes de l’importance des technologies numériques, selon 87 % des personnes interrogées dans le cadre d’une enquête, mais 76 % d’entre elles estiment qu’elles sont encore à la traîne en ce qui concerne l’utilisation et la mise en œuvre des technologies numériques

Les avantages du remplacement des processus papier par des solutions numériques dans les entreprises manufacturières sont énormes, rien qu’en termes de nombre de documents – des listes de pièces aux instructions de production. Un système de gestion documentaire (SGD) efficace permet de gérer ce flot de données et de rationaliser les processus.

Par exemple, il est possible de réduire les étapes manuelles sujettes aux erreurs, telles que l’impression, la copie et la distribution des documents. Au lieu de devoir feuilleter laborieusement des dossiers papier, les processus automatisés et numériques évitent les erreurs et augmentent l’efficacité tout au long de la production. Avec l’aide de systèmes MES modernes tels que SAP Digital Manufacturing et MES FLEX de FORCAM ENISCO, qui peuvent être intégrés à des systèmes ERP, l’ensemble de la chaîne de valeur peut être optimisé.

Une GED efficace comprend généralement les processus et procédures suivants :

1) Capture et création :

• Capture : les documents provenant de différentes sources (papier, courriels, scans, etc.) sont centralisés et numérisés pour créer une base de données uniforme.
• Création : Les nouveaux documents sont créés directement dans le système à l’aide de modèles, de workflows et d’outils de gestion des versions.

2) Administration et organisation :

• Indexation et métadonnées : Des informations descriptives (métadonnées) sont attribuées aux documents pour permettre une recherche et un filtrage efficaces.
• Classement et structuration : Les documents sont classés dans une structure de dossiers logique qui répond aux besoins de l’entreprise et permet de les retrouver rapidement.
• Versionning et historique : Les modifications apportées aux documents sont suivies et les versions sont archivées de manière à ce que les versions précédentes puissent être consultées à tout moment.

3) Accès et distribution :

• Contrôle d’accès : l’accès aux documents est contrôlé en fonction des droits et des autorisations des utilisateurs afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données.
• Distribution et diffusion : Les documents peuvent être distribués facilement et en toute sécurité à des destinataires internes et externes, par exemple via des liens de téléchargement ou des portails de diffusion.
• Workflows et processus : Des workflows automatisés contrôlent le traitement, l’approbation et la diffusion des documents afin de garantir l’efficacité des processus.

4) Archivage et suppression :

• Archivage : les documents sont archivés conformément aux périodes de conservation légales et internes afin de garantir la conformité.
• Suppression : Les documents obsolètes ou devenus inutiles sont supprimés en toute sécurité et conformément à la loi.

Les avantages de la gestion structurée des documents

Efficacité et productivité accrues :

• Recherche et récupération plus rapides : les documents peuvent être retrouvés rapidement et facilement grâce au stockage central, aux métadonnées et aux fonctions de recherche.
• Automatisation des processus : Les workflows automatisent les tâches récurrentes et réduisent les efforts manuels, par exemple lors de l’approbation ou de la vérification des factures.
• Amélioration de la collaboration : Les fonctions d’édition, de version et de commentaires simultanés facilitent la collaboration sur les documents, même en équipe.

Réduction des coûts :

• Réduction de la consommation de papier et des coûts de stockage : la numérisation des documents réduit la consommation de papier et les coûts de stockage et d’archivage.
• Moins de travail administratif : L’automatisation des processus et l’optimisation des workflows réduisent les tâches administratives manuelles.
• Éviter les erreurs et la duplication du travail : Le stockage central des données et la gestion des versions minimisent les sources d’erreur et évitent la duplication du travail.

Amélioration de la conformité et de la sécurité :

• Conformité aux exigences légales : Les délais d’archivage et de suppression peuvent être respectés automatiquement pour garantir la conformité.
• Contrôle des données sensibles : Le contrôle d’accès et les autorisations protègent les données sensibles contre les accès non autorisés.
• Traçabilité et conformité aux audits : Les versions et l’historique permettent de suivre les modifications et d’assurer la conformité de l’audit.

Satisfaction accrue des clients :

• Temps de réponse plus rapides : La récupération rapide des documents et l’optimisation des workflows permettent de répondre plus rapidement aux demandes des clients.
• Amélioration du service à la clientèle : L’accès rapide à toutes les informations pertinentes permet d’améliorer le service à la clientèle et de le rendre plus efficace.

Les inconvénients de la production sur papier

Dans de nombreuses entreprises, la production est encore largement basée sur le papier. Cela entraîne des problèmes tels que

• Manque de transparence : les informations sont réparties entre différents services et sites, ce qui rend difficile la recherche des données pertinentes.
• Susceptibilité d’erreurs : Les processus manuels et les perturbations des supports augmentent le risque d’erreurs, ce qui peut entraîner des retards de production, des problèmes de qualité et une augmentation des coûts.
• Inefficacité : Les processus manuels qui prennent du temps et la recherche de documents mobilisent des ressources qui ne sont pas disponibles pour des activités à valeur ajoutée.
• Manque de flexibilité : Les modifications des ordres de production ou des configurations de produits nécessitent des ajustements manuels fastidieux des documents papier.
• Données peu fiables : Utilisation limitée en tant que base d’information objective pour le processus d’amélioration continue (PAC).

Organiser systématiquement le processus de production sans papier grâce à la gestion numérique des documents

Toutefois, avant de passer à la production sans papier, il faut d’abord évaluer les processus et les workflows qu’il est nécessaire ou judicieux de numériser dans le cadre d’un inventaire (analyse de l’état actuel).

1) Domaines d’application et objectifs des documents papier :

• Où les documents papier sont-ils exactement utilisés dans vos processus ?
• À quoi servent-ils dans ces différents lieux ?

2) Informations pertinentes sur les commandes :

• Quelles sont les informations figurant sur les documents papier qui sont essentielles à l’exécution des workflows ?
• Existe-t-il des informations redondantes qui n’ont pas nécessairement besoin d’être consignées sur papier ?

3) Utilisateurs des documents papier :

• Quels employés et quels services accèdent aux documents papier dans le cadre de leurs activités ?
• Sous quelle forme et à quel moment ont-ils besoin d’accéder à l’information ?

4) Fourniture des données :

• Qui est chargé de fournir les informations pertinentes sur les documents papiers ?
• Existe-t-il un processus défini pour l’obtention et la préparation des informations ?

5) Documentation des données :

• Comment les données enregistrées sur les documents papier sont-elles actuellement documentées et archivées ?
• Les processus existants sont-ils conformes aux exigences légales et aux lignes directrices internes ?

Les réponses à ces questions doivent aider à prendre la décision de mettre en place un système de gestion des documents numériques (SGD) afin de permettre la numérisation et l’automatisation de bout en bout des processus de production basés sur des documents. L’objectif est de remplacer les documents papier par des workflows numériques, des signatures électroniques et des appareils mobiles.

SAP Digital Manufacturing et FORCAM ENISCO MES FLEX : des synergies pour une production sans papier

SAP Digital Manufacturing et le Manufacturing Execution System MES FLEX de FORCAM ENISCO offrent aux entreprises des solutions puissantes pour la mise en œuvre de la production sans papier.

L’intégration de SAP Digital Manufacturing ou de MES FLEX offre de précieux avantages :

• Intégration transparente des données : les données des deux systèmes sont intégrées de manière transparente et sont disponibles pour les processus d’analyse et de prise de décision.
• Informations en temps réel : Les données de production sont capturées en temps réel et transférées à SAP Digital Manufacturing pour garantir une vue d’ensemble actualisée de l’avancement de la production.
• Automatisation des workflowss : Les processus manuels sont remplacés par des workflows numériques intégrés dans les deux systèmes.
• Gestion centralisée des documents : Tous les documents pertinents sont gérés de manière centralisée dans SAP Digital Manufacturing et sont disponibles dans l’atelier via MES FLEX.

Exemples d’applications spécifiques :

• Instructions de travail numériques : Les instructions de travail sur papier sont remplacées par des instructions numériques disponibles sur des appareils mobiles.
• Listes de contrôle électroniques : Les contrôles de qualité et autres vérifications sont effectués numériquement à l’aide de listes de contrôle électroniques.
• Approvisionnement automatisé en matériel : Les besoins en matériel sont automatiquement transmis à l’entrepôt et documentés numériquement.
• Traçabilité sans faille : Toutes les données de production, les mouvements de matériel et les contrôles de qualité sont enregistrés numériquement et peuvent être suivis sans faille.