Dokumentenmanagement – der smarte Weg einer zentralen Dokumentenverwaltung
Papierchaos ade – Dank eines Dokumentenmanagement! Vor nicht allzu langer Zeit türmten sich in den Unternehmen noch Berge von Aktenordnern und Papier. Schreibtische waren überflutet mit Dokumenten. Es mussten zum Teil große Archivräume mit vielen Regalen angelegt werden, um der Flut an Dokumenten wenigstens einigermaßen Herr zu werden. Doch mit Einzug der Digitalisierung wurde diesem Problem entgegengetreten. Natürlich gibt es auch jetzt noch Unternehmen bzw. Verwaltungsbehörden, die nur zum Teil oder noch gar nicht auf den Digitalisierungszug aufgesprungen sind und deren Verwaltungsapparat mit dem Chaos loser Blätter und Dokumentenflut zu kämpfen haben. Hier schafft das Dokumentenmanagement Abhilfe. Dieser Artikel beleuchtet die einzelnen Aspekte eines Dokumentenmanagements und soll aufzeigen, wie im Zeitalter der Digitalisierung clevere Dokumentenverwaltung aussieht.
Was ist Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement wird auch als Dokumentenverwaltungs- system bzw. Dokumentenmanagementsystem (DMS) bezeichnet. Mithilfe dieses Systems sollen Dokumente in elektronischer Form zentral archiviert werden.
- Dokumente, die sonst in Papierform vorlagen, finden sich jetzt mittels einer Software zentral in einem digitalen Dokumentenarchiv wieder. Dies erleichtert den Unternehmen die Verwaltung.
- Diese werden dabei erfasst, verarbeitet, gespeichert, zentral archiviert und können auf ihren Ursprung zurückverfolgt werden.
Um die Akzeptanz und Nutzung der Mitarbeitende sicherzustellen, gilt es diese möglich früh in den Prozess und vor dem Rollout eines solchen Systems einzubinden.
Aus welchen Bestandteilen besteht ein modernes Dokumentenmanagementsystem?
Welche Vorteile hat ein Dokumentenmanagementsystem?
In vielen Behörden und Unternehmen gibt es noch immer zu viele Papier- und Aktenberge mit großen Archivräumen für diese Dokumente. So muss viel Zeit dafür verwendet werden, die Dokumente abzulegen und zu finden. Deshalb ist es sinnvoll, ein System zur Verwaltung von Dokumenten in digitaler Form einzuführen. Nachfolgend die entscheidenden Vorteile, warum ein DMS sinnvoll ist:
1) Papieraufkommen wird auf ein Minimum reduziert
- Dokumente zu suchen geht mit der digitalen Variante wesentlich schneller und spart somit wertvolle Zeit. Diese liegen nun in digitaler Form vor und können ganz einfach organisiert werden.
- Mehrere Versionen desselben Dokuments gehören der Vergangenheit an. Die Grundversion liegt zentral im DMS in der stets aktuellen Version vor und kann jederzeit bequem abgerufen werden.
- Papier an sich kostet einiges an Geld. Die Kosten für das Archivieren der Dokumente, Verteilung bzw. Weitergabe in Papierform reduzieren sich vehement. Durch die Digitalisierung werden Druck- und Papierkosten eingespart.
- Belege in Papierform weiterzugeben kostet Zeit, die mit einem DMS um ein Vielfaches eingespart wird.
2) Dokumentenmanagementsysteme bieten mehr Sicherheit
- Jedes Unternehmen verfügt über vertrauliche Daten. Diese werden dank solch einer Lösung vor unbefugten Zugriff mithilfe von Revisionssicherheit geschützt. Im Notfall können die Dokumente im DMS wiederhergestellt werden, so dass es zu keinem Datenverlust kommt.
- Benutzer- sowie Administratorenrechte sorgen dafür, dass nur die Mitarbeiter Zugriff auf die Dokumente haben, die entsprechend freigegeben wurden. Handelt es sich beispielsweise bei einem Dokument um einen Vertrag, der nur von einen Personalsachbearbeiter eingesehen und bearbeitet werden soll, so hat auch nur dieser Zugriff auf den Vertrag.
- Bei Dokumenten in Papierform besteht die Gefahr, dass diese durch höhere Gewalt, wie etwa Hochwasser, zerstört werden. Dieses Risiko wird durch solch eine Software vermieden, da das DMS regelmäßig Backups der Dokumente erstellt und diese im Ernstfall wiederhergestellt werden können.
- Dokumente und Daten müssen aus datenschutzrechtlichen Gründen (DSGVO) entsprechend abgesichert sein. Mit deinem Dokumentenmanagementsystem ist das Unternehmen auf der sicheren Seite, dass Vorschriften wie die DSGVO eingehalten werden.
3) Integration und Konnektivität zu anderen Programmen
Dokumentenmanagementsysteme verfügen über zahlreiche Möglichkeiten zur Integration mit anderen Programmen bzw. Modulen. So verschafft sich das Unternehmen eine einheitliche Infrastruktur und ganze Prozesse lassen sich automatisieren. Das DMS kann unter anderem an Systeme wie Microsoft Dynamics, Sage, Microsoft Sharepoint, DATEV, Docu-Ware, etc. angebunden werden. Dateien und Informationen aus E-Mails werden archiviert, indexiert, verwaltet und geteilt.
In welchen Bereichen kann Dokumentenmanagement eingesetzt werden?
Dokumentenmanagement wird in Unternehmen meistens im Bereich Personal, Marketing, Vertrieb sowie Finanzen eingesetzt. Ein gut durchdachtes und geplantes Dokumentenmanagement automatisiert standardisierte Aufgaben, die täglich im Unternehmen hinsichtlich der Dokumente anfallen. Folgende Beispiele zeigen auf, wie dieses erfolgreich in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden kann:
Wie wird Dokumentenmanagement in einem Unternehmen eingeführt?
Damit Dokumentenmanagement zukunftssicher und erfolgreich im Unternehmen etabliert werden kann, bieten Cloud-Services die idealen Voraussetzungen. Der Vorteil einer cloudbasierten DMS-Lösung liegt darin, dass die Kosten für das Anschaffen von zusätzlicher Hardware für das Unternehmen entfallen. Damit der Sprung von Papier zur Digitalisierung der Dokumente auch gelingt, gilt es, folgende Punkte zu berücksichtigen:
1. Was ist der aktuelle Stand im Unternehmen bezüglich des Dokumentenmanagements?
Im ersten Schritt ist es wichtig, die aktuelle Situation im Unternehmen samt aller Abteilungen festzuhalten und herauszufinden, in welchen Bereichen bzw. Abteilungen das DMS in Zukunft Bestandteil des täglichen Geschäftsworkflows werden soll. Es müssen die Voraussetzungen geklärt werden, um das System im Unternehmen einzuführen. Dazu ist es wichtig, die Mitarbeiter entsprechend in den Prozess einzubinden, um herauszufinden, wie hoch der bisherige Aufwand und Bedarf an Dokumenten in Papierform ist. So lässt sich feststellen, wo nachgebessert werden muss.
Ein DMS einzuführen, spart Kosten für Papier und Archivräume und erleichtert die internen Prozesse in diesem Bereich. Auch in Datenschutzrechtlicher Hinsicht bietet ein DMS Vorteile. Vorab gilt es zu klären, welchen Nutzen das DMS konkret für das eigene Unternehmen hat.
2. Welcher Zeitrahmen ist für die Einführung eines DMS vorgesehen?
Um ein Dokumentenmanagementsystem auch effektiv einzusetzen, ist vorausschauendes Planen gefragt. Vielleicht benötigt das Unternehmen momentan nicht die gesamte Funktionalität. Dies kann sich jedoch mit der immer größer werdenden Informationsflut sehr schnell ändern. Daher kann es sinnvoll sein, von Anfang an auf eine cloudbasierte DMS-Lösung zurückzugreifen, um später bei Mehrbedarf weitere Funktionalitäten problemlos hinzubuchen, zu können. Die SaaS-Lösung (Software as a Service) stellt hier die ideale Möglichkeit dar, auf eine Cloud-Plattform umzusteigen und Daten problemlos zu migrieren. Die Cloud bietet einen sehr guten Schutz vor Missbrauch der Daten sowie dem Zugriff Unbefugter. Durch passende Rollen bei den Zugriffen kann leicht entschieden werden, wer auf welche Dokumente Zugriff haben soll. Informationen können mit Teammitgliedern und anderen Berechtigten unkompliziert ausgetauscht bzw. geteilt werden. Weitere Vorteile der Cloud entdecken Sie hier.
Ein Workflow, bei dem es zentral um Dokumente geht, ist der beste Ausgangspunkt, um ein DMS-System einzuführen. Am meisten profitieren Unternehmensbereiche wie Rechnungswesen, HR oder das Vertragsmanagement von der Einführung eines DMS.
3. Wo genau soll das DMS eingeführt werden?
Die Stärken eines DMS liegen darin, dass es sich mühelos in bestehende Workflows integrieren lässt. Nachdem die bisherigen Prozesse detailliert analysiert wurden, gilt es, die Punkte zu ermitteln, wo die neue Software integriert werden soll. Hierzu zählen unter anderem folgende Integrationspunkte:
- Freigabe von Rechnungen: Das DMS kann problemlos in ein Buchhaltungs- oder ERP-Programm integriert werden. Dies steuert die Dokumentenprozesse der Finanzdaten. Hierzu zählen etwa eine Anbindung an MS Dynamics oder Lexware.
- Neue Mitarbeiter aufnehmen: Mit dem System kann das Unternehmen an HR-spezifische Programme, welche das Unternehmen einsetzt, angeknüpft werden.
- Verträge korrekt verwalten: Word von Microsoft ist das Programm, welches beispielsweise Rechtsabteilungen und Teams, die für die Beschaffung zuständig sind, am häufigsten verwenden. Ein DMS kann Word-Dokumente unkompliziert einbinden. Mit der Bearbeitungsfunktion der Dokumente sowie der Revisionskontrolle behalten die Mitarbeiter stets den Überblick.
- Verwaltung von Fertigungsdokumenten: In der Fertigung stellt ein DMS die aktuellen und richtigen Fertigungsdokumente an den Arbeitsplätzen zur Verfügung. Werker haben somit immer die neuste Version zur Hand.
4. Die Wahl des richtigen DMS-Anbieters
Stehen die Ziele klar fest, wo, wie und in welchem Zeitrahmen das DMS eingesetzt werden soll, muss im nächsten Schritt herausgefunden werden, welcher Anbieter am besten zum internen Workflow des eigenen Unternehmens passt. Damit keine Fehlinvestition geschieht, sollte ein Anbieter gewählt werden, bei dem die einzelnen Module für die eigenen Bedürfnisse individuell zusammengestellt werden kann. Hier gilt es, auf die Erfahrung des Anbieters zu achten. Ist er bereits lange am Markt und kennt die Begebenheiten seiner Kunden ausgezeichnet. Damit die Anschaffung des DMS ein voller Erfolg wird, sollte der Hersteller die passende Kombination aus maßgeschneiderter DMS-Software, Service und Mitarbeiterschulung anbieten.
5. Das DMS im Unternehmen einführen
Sobald die Mitarbeiter durch vorbereitende Workshops entsprechend geschult bzw. qualifiziert und somit bereit sind, die Software zu verwenden, wird die Software ausgerollt. Dies geschieht durch IT-Spezialisten. Die zuvor stattgefundenen Workshops sollten dafür gesorgt haben, dass die Mitarbeiter die neue DMS-Software bereits zeitnah bedienen können.
6. Anpassung des DMS und Review-Runden
Bis die Digitalisierung der Dokumentenverwaltung rund läuft, vergeht einige Zeit. In vielen Fällen müssen an bestimmten Stellen im neuen Dokumentenprozess nach und nach Anpassungen vorgenommen werden. Manche Ziele sind beispielsweise im Vorfeld doch zu unpräzise formuliert worden und müssen optimiert werden.
Um den Prozess der Anpassung an den neuen DMS-Workflow zu optimieren, sind Review-Treffen mit den Anwendern (also den Mitarbeitern) eine wertvolle Hilfe. So kann zeitnahes Feedback eingeholt und wichtige Erkenntnisse gewonnen werden, um den Dokumentenprozess immer mehr zu verbessern.
Dokumentenmanagement in der Produktion
So gelingt effiziente Dokumentenverwaltung
Mit einer modernen Dokumentenmanagement-Software für die Fertigung gelingt Ihnen die einfache und erfolgreiche Organisation des Shopfloors. Für die Fertigung benötigte Dokumente wie CAD-Zeichnungen, Arbeitsanweisungen oder Produktdatenblätter lassen sich mit der richtigen Fertigungsdaten-Verwaltung effizient und intelligent am passenden Montage-Arbeitsplatz bereitstellen, dokumentieren oder archivieren. Ein wichtiger Punkt ist dabei die Organisation und Archivierung der NC-Daten. Mit Hilfe eines Tastendrucks lassen sich die entsprechenden NC Programme auf die jeweilige Maschine übertragen. Das spart enorm viel Zeit und unterstützt Ihre Mitarbeiter in der Produktion dabei, sich auf die Tätigkeit an der Maschine zu konzentrieren. Alte Programme werden nicht überschrieben, sondern archiviert. Revisionen können einfach nachvollzogen werden und doppelte NC-Daten in Maschinenspeicher oder Netzwerklaufwerken gehören der Vergangenheit an.
Die FORCAM Anwendung Dokumentenmanagement digitalisiert, verwaltet und disponiert alle Daten, welche die Werker für ihre Arbeitsprozesse benötigen. Die Informationen werden bedarfsgerecht aufbereitet und zeitnah am benötigten Einsatzort zur Verfügung gestellt. Die Mitarbeiter können ihren Arbeitsprozess eigenverantwortlich organisieren und nachhaltig optimieren.
So können zum Beispiel Fertigungshilfsmittel in deutlich kürzerer Zeit bereitgestellt werden. Dadurch erhöht sich die Produktivität am Arbeitsplatz deutlich. Werker verbringen weniger Zeit mit der Suche nach den benötigten Dokumenten. Die Fehlerquelle, falsche oder veraltete Dokumente zu verwenden, wird minimiert, die Betriebs- und Bedienersicherheit werden optimiert. Zudem fallen Papierdokumente im Fertigungsbereich weg.
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