无纸化生产：文件管理
文件管理：从堆积如山的模拟文件到数字化工作流程
尽管纸质文件依然存在，但数字化在企业中的重要性与日俱增。在 bitkom 的一项调查中，87% 的受访者表示，德国企业非常清楚数字化技术的重要性，但 76% 的受访者认为，他们在使用和实施数字化技术方面仍然落后。
在制造企业中，从零件清单到生产指令，单就文件数量而言，用数字化解决方案取代纸质流程的好处是巨大的。高效的文档管理系统（DMS）有助于管理这些大量的数据并简化流程。
例如，可以减少打印、复印和分发文件等容易出错的人工工作步骤。在整个生产过程中，自动化、数字化流程可以避免错误并提高效率，而不是费力地翻阅纸质文件夹。借助现代化的 MES 系统，如 SAP 数字化制造系统和 FORCAM ENISCO 的 MES FLEX（可与 ERP 级系统集成），可优化整个价值链。
什么是文件管理？
文件管理是指在相应产品或流程的整个生命周期内，对文件进行高效、系统的记录、管理、存储、提供和归档。如今，这通常涉及数字文件管理，包括使用软件解决方案和数字档案。
无纸化生产是数字文件管理的核心目标。它实现了从纸质流程到数字工作流程的过渡，从而为智能工厂奠定了基础。
有效的文件管理系统一般包括以下流程和程序：
1) 获取和创建：
- 采集：将不同来源的文件（纸张、电子邮件、扫描件等）集中起来并数字化，以创建统一的数据库。
- 创建：使用模板、工作流程和版本工具直接在系统中创建新文件。
2) 行政与组织：
- 索引和元数据：为文件分配描述性信息（元数据），以实现高效搜索和过滤。
- 归档和结构化：文件归档采用合理的文件夹结构，既能满足公司的需要，又能确保快速检索。
- 版本和历史：对文件的更改进行跟踪，并对版本进行存档，以便随时访问以前的版本
3) 获取和分配：
- 存取控制：根据用户权限和授权对文件的存取进行管理，以确保数据的安全和保密。
- 分发和发布：可通过下载链接或发布门户网站等方式，轻松、安全地向内部和外部收件人分发文件。
- 工作流和流程：自动工作流程可控制文件的处理、审批和发布，确保高效流程。
4) 存档和删除：
- 存档：根据法律和内部保留期限对文件进行存档，以确保合规。
- 删除：过时或不再需要的文件将依法安全删除。
结构化文件管理的优势
提高效率和生产力：
- 更快的搜索和检索：通过集中存储、元数据和搜索功能，可以快速轻松地检索文件。
- 自动化流程：工作流程可自动执行重复性任务，减少人工操作，例如在审批或发票核实期间。
- 改进协作：同步编辑、版本管理和评论功能使文档协作变得更加容易，即使是在团队中也是如此。
降低成本：
- 减少纸张消耗和存储成本：文件数字化可最大限度地减少纸张消耗以及存储和存档成本。
- 减少行政工作：自动化流程和优化的工作流程可减少人工行政工作。
- 避免错误和重复工作：中央数据存储和版本控制可最大限度地减少错误来源，避免重复工作。
提高合规性和安全性：
- 符合法律要求：可自动遵守存档和删除期限，确保合规。
- 控制敏感数据：访问控制和授权可保护敏感数据免遭未经授权的访问。
- 可追溯性和修订安全性：版本和历史记录可对更改进行跟踪，并确保修订安全性。
提高客户满意度：
- 更快的响应时间：快速的文件检索和优化的工作流程可加快对客户查询的响应速度。
- 改进客户服务：快速获取所有相关信息，从而提供更好、更高效的客户服务。
纸质生产的缺点
纸质生产的缺点
许多公司的生产仍然大量使用纸张。这导致了以下问题
- 缺乏透明度：信息分散在不同的部门和地点，很难搜索到相关数据。
- 容易出错：人工流程和介质中断会增加出错的风险，从而导致生产延误、质量问题和成本增加。
- 效率低下：耗时的手工流程和文件搜索占用了资源，无法用于增值活动。
- 缺乏灵活性：更改生产订单或产品配置需要对纸质文档进行耗时的手动调整。
- 数据不可靠：作为持续改进过程（CIP）的客观信息基础，作用有限。
通过数字文件管理，系统地组织无纸化生产流程
不过，在完成向无纸化生产的转变之前，首先有必要在对现状进行分析的基础上，评估哪些流程和工作流程需要或有必要进行数字化。
1) 纸质文件的应用领域和目的：
- 纸质文件在哪些流程中使用？
- 它们在各个地点的具体用途是什么？
2) 相关订单信息：
- 纸质文件中的哪些信息对执行工作流程至关重要？
- 是否有不一定需要记录在纸上的多余信息？
3) 纸质文件的用户：
- 哪些员工和部门在工作中会接触到纸质文件？
- 他们需要以什么形式、在什么时间获取信息？
4) 提供数据：
- 谁负责提供纸质文件上的相关信息？
- 是否有获取和处理信息的明确程序？
5) 记录数据：
- 目前如何记录和归档纸质文件上的数据？
- 现有流程是否符合法律要求和内部准则？
回答这些问题的目的是帮助做出实施数字文档管理系统（DMS）的决定，以便在生产中更快地实现端到端的数字化和基于文档的流程自动化。目的是用数字工作流程、电子签名和移动设备取代纸质文件。
无纸化生产的优势
实时信息
员工可以随时查阅当前的生产数据、工作指导和其他相关文件。
灵活性
可以通过数字方式快速、轻松地调整生产变化，并将其传达给所有相关方。
提高质量
通过数字化工作流程和自动检测流程减少错误，从而提高产品质量。
透明度和可追溯性
所有流程步骤和变更都以数字形式记录在案，从而实现无缝追溯。
通过减少资源实现可持续性
数字化生产流程可以减少生产过程中的用纸量。2今后，许多公司将被要求提交一份可持续发展报告，其中除其他事项外，还要说明它们打算如何减少二氧化碳排放量。
SAP 数字化制造和 FORCAM ENISCO MES FLEX：无纸化生产的协同效应
SAP 数字化制造和 FORCAM ENISCO 的制造执行系统 MES FLEX 为企业实施无纸化制造提供了强大的解决方案。
SAP 数字化制造为生产的数字化转型提供了一个全面的平台。它整合了各种来源的数据，实现了生产流程的可视化，并支持流程优化。
MES FLEX可实时控制和监控生产，并确保车间和高层之间的信息无缝流通。它实现了生产数据的数字化记录、工作流程的无纸化控制以及所有工艺步骤的无缝跟踪。
SAP 数字化制造与 MES FLEX 的集成提供了宝贵的优势：
- 无缝数据集成：两个系统的数据可无缝集成，并可用于分析和决策过程。
- 实时信息：实时记录生产数据，并将其传输到 SAP 数字化制造系统，以确保了解生产进度的最新概况。
- 自动化工作流程：人工流程被两个系统集成的数字化工作流程所取代。
- 集中文件管理：所有相关文件均在 SAP 数字化制造系统中集中管理，并可通过 MES FLEX 在车间内查阅。
具体应用实例：
- 数字化工作指示：通过移动设备提供的数字作业指导书正在取代纸质作业指导书。
- 电子检查单：使用电子检查单以数字方式进行质量检查和其他检查。
- 自动提供材料：材料需求自动传送到仓库，并以数字方式记录。
- 无缝可追溯性：所有生产数据、材料流动和质量检查均以数字方式记录，并完全可追溯。